Microsoft Outlook 2007 tiene para ti una herramienta muy útil y fácil de aplicar, denominada REGLA.
REGLA, es una acción que se realiza de manera automática en un mensaje entrante o saliente cuando cumple las condiciones especificadas de esta.
Antes de crear la regla, es necesario tener claro cuál es la condición que queremos aplicar. Por ejemplo, en este caso, generaremos una regla que haga llegar los correos del personal de venta a la carpeta Venta.
Como primera instancia, se debe crear una nueva carpeta en el buzón o carpeta personal, para esto siga los siguientes pasos:
1.- Con click derecho sobre el buzón o carpeta personal seleccione la opción nueva carpeta.
2.- Indique un nombre a la carpeta y seleccione la ubicación donde desee que se alojen los correos:
Cabe señalar, que si la creación de esta nueva carpeta será como CARPETA PERSONAL, ayudaremos a la liberación de espacio de nuestro buzón, y a la vez podremos realizar respaldos.
A continuación, crearemos una nueva regla, para esto, debe acceder a través del menú Herramientas de Outlook y seleccionar la opción Reglas y alertas. Seguidamente aparecerá una nueva ventana en donde debemos seleccionar la opción Nueva regla.
En la ventana siguiente nos aparecerá el Asistente para reglas en donde debe seleccionar la opción que necesite, por ejemplo Mover a una carpeta los mensajes de una persona y seleccionamos Siguiente.
Luego se listarán las condiciones que queremos aplicar a nuestra regla, en este caso, será la de ciertas personas que pertenezcan al grupo de ventas, entonces seleccionamos el recuadro de personas o lista de distribución.
Para asociar la regla a una o varias personas, debe seleccionar en el Paso 2 la opción Personas o lista de distribución y luego indicar en qué carpeta caerán los correos (opción especificada), seleccionar siguiente.
En el recuadro que continúa “tikeamos” la opción mover a la carpeta especificada y presionamos siguiente.
A continuación Outlook nos desplegará una nueva ventana, en la que dispone una lista de excepciones. En este caso las omitiremos, y solo presionaremos siguiente.
En seguida, el asistente nos permitirá especificar un nombre a la regla, para esto, debemos rellenar el recuadro que figura en el Paso 1.
El Paso 2 contiene la opción “ Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentren en “Inbox””, si lo selecciona, Outlook comenzará a buscar todos los correos que calcen con la regla recién creada y los enviará a la carpeta VENTAS.
Al seleccionar Finalizar, nuestra regla ya estará activa y comenzará a trabajar para mover todo lo que le indicamos.
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