viernes, 1 de junio de 2012

Cómo importar contactos Outlook desde Excel

Una consulta frecuente de parte de los usuarios es: ¿se puede desde una planilla Excel tomar datos e ingresarlos a mis contactos de Outlook sin tener que hacerlo de uno en uno ? la respuesta es SI. En este artículo veremos como con algunas opciones de ambas aplicaciones y algún truco podemos importar contactos desde una base de datos o planilla Excel a nuestro Outlook.

Primero tenemos nuestra planilla que en este caso (para el ejemplo) tiene solo algunos registros pero por lo general suelen tener varias decenas más.


Lo primero que debemos hacer es guardar nuestra planilla en un formato estándar que nuestro Outlook entienda y reconozca para hacer la tarea de importación. Para ello en Excel  vamos a Archivo > Guardar Como, le damos un nombre a nuestro archivo, luego, abajo le indicamos a Excel que vamos a guardar el archivo con el formato CSV (texto delimitado por comas).

Al guardar seguramente les aparecerá una alerta indicando que se perderán algunos formatos y características. Esto es debido a que se esta guardando nuestra planilla como texto plano, lo que quiere decir que se perderán los colores, tipos de fuente y esas cosas. Responda que SI.
Ahora que tenemos nuestra planilla en formato CSV es cuándo viene el truco. Abra el archivo CSV con el bloc de notas.

Verá algo como esto.
En el bloc de notas valla a Edición > Reemplazar, en el cuadro de reemplazar busque los “;” y remplácelos por “,”, haga clic el reeplazar todo, cuando concluya de remplazar guarde nuevamente su archivo CSV.
Ahora vamos a Outlook Archivo > Abrir > Importar
 Luego en la ventana del asistente de importación seleccionamos “Importar de otro programa o archivo” hacemos clic en siguiente y en la siguiente ventana buscamos “Valores separados por comas (Windows)” hacemos clic en siguiente, seguido de ello tenemos que buscar  nuestro archivo CSV.
En la ventana siguiente seleccionamos donde se deben importar los datos, a lo que debemos seleccionar “Contactos”. Pasamos a la ventana siguiente haciendo clic en “siguiente” y hacemos clic en “asignación de campos “

En asignaciones de campo lo que hacemos es definir qué valores de nuestro archivo CSV van a quedar de los diferentes campos de nuestros contactos, básicamente se toma un valor del lado izquierdo con el mouse (nuestro CSV) y sin soltar de arrastra al cuadro de la derecha (Contactos de nuestro Outlook) en nuestro ejemplo sería; Nombre con Nombre > Nombre, Apellido con Nombre > Apellidos, Mail con E-Mail > E-mail address y Fono con Teléfono de trabajo. Las asignaciones de campo las podemos ir definiendo en base la cantidad de datos que tenga nuestro archivo CSV y a como tengamos organizados nuestro contactos en Outlook.
Una vez tengamos lista la asignación hacemos clic en aceptar y luego en finalizar con lo cual comenzará el proceso de migración e importación.
Una vez finalizado el proceso puede revisar en sus contactos.-


El ejemplo que en este artículo aparece fue realizado con Excel y Outlook 2010 pero es aplicable a versiones anteriores.
Si este artículo le fue de utilidad o tiene alguna duda del mismo, déjenos sus comentarios.
Mauricio Novoa
Área de Soporte.


24 comentarios:

  1. Gracias tenia un problemon con eso, tenia mas de 400 contactos desde mi nokia, ahora compre samsung con android, al pasar los contactos de nokia suite a outlook se me quedaron los numeros de celular en el campo "otros", por eso al sincronizar outlook con google no me aparecian los numeros en el celular, obviamente gracias a ti, al poder manipularlos en excel el resto fue pan comido, saludos y gracias, Daniel desde Colombia

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  2. Hola, me alegra que nuestro blog te sea de utilidad, más aun si lo fue uno de mis artículos, sigue visitándonos e invita y recomiéndanos con tus amigos. Si lo deseas te puedes incluso suscribir y recibir los artículos nuevos en tu correo, Saludos desde Chile.

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  3. gracias, me sirvió mucho para armar mi base de datos en el trabajo

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  4. Muy bueno... gracias por la ayuda...

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  5. brooooo gracias, sirvio de fullll
    saludos desde barranquilla colombia

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  6. pues a mi no me salen los correos electrónicos

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  7. Obrigado amigo, agradeço pelo post, ajudou muito.

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  8. Excelente... pude solucionar el tema...!!! Muchas gracias. Recalco que para que los campos coincidan hay que borrar la asignación predeterminada y asignar uno por uno los campos del csv al outlook. Saludos y bendiciones a todos...!!! Cristian Giordano desde Mendoza, Argentina.

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    1. Gracias a todos por visitarnos, no dejen de visitar nuestro blog y de leer nuestros artículos.

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  9. Estoy intentado hacer lo mismo con unos registros muy parecidos al que pones en el ejemplo pero con fechas de vencimiento, podrías indicarme por favor como podría hacerlo por que no importan las fechas al calendario

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    1. Hola
      El formato de la fecha (DD/MM/AAAA) debe coincidir con el formato que tienes definido en tu sistemas (panel de control),..los separadores también deben ser los mismos, obviamente no uses comas.

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  10. hola amigo muchas gracias por tu aporte.. sin embargo al querer copiar los contactos en el paso donde seleccionamos el archivo i permitimos los duplicados me d un error archivos separados por comas de windows... si podeis ayudarme te lo agradeceria al maximo.. gracias de antemano.. saludos

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    1. Debes asegurarte que en los valores que estas exportando desde la planilla Excel,.. no hayan ";" ya que,.. al pasarlo a texto plano y luego al reemplazar la "," por ";" te aparecerá una linea con una columna de mas, recuerda que el ";" equivale a un separador de columna...

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  11. Mauricio, yo tengo una duda similar ojala y me puedas ayudar, yo EXPORTE mis contactos a excel los limpie y agregue otros mas, los vuelvo a importar a una nueva lista de clientes de outlook y solo se importan 718 contactos, y son 1,698 contactos, ya trate dividir las hojas de excel en 500 contactos cada uno e importar cada lista y no lo logra. que puedo hacer? realmente necesito ayuda.

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    1. Zandra:
      Se me ocurre que tienes un problema con algún caracter "especial",.. Qué versión de Office y Windows estas usando ?
      Que yo sepa no hay límite en la cantidad de registros que puedas tener en tus contactos.
      Podrías suprimir (antes de pasar a texto plano) el registro donde se produce el corte .. el 718 y ver que pasa. Asegúrate también que no se te esté pasando alguna "," o ";",.. los apostrofes ("'") también a veces generan errores.
      Me cuentas.

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  12. Hola, muchas gracias por tu ayuda pero no he logrado terminar el proceso... =(
    Cuando doy clic final en importar datos después de asignar campos en la parte inferior izquierda de la ventana importar me dice que la operación puede tardar varios minutos y no es posible, doy clic de todos modos y me aparece una ventana que dice que outlook no pudo completar la operación porque el proveedor de servicios no la admite..
    Cabe señalar que estoy trabajando en windows 8, será ese el problema??
    De cualquier modo gracias por tu blog de mucha utilidad.
    Espero me leas y me puedas ayudar.
    Saludos desde Manzanillo, México! =)

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    1. Berenice
      Estas tratando de importar contactos a una cta. que no te permite hacerlo por algún tipo de política.
      Deberás agregar a tu Outlook una cuenta que no tenga restricciones,.. y desde esta realizar el procedimiento.

      Debes saber también que el archivo almacén de dato (PST) debe estar en forma local (en tu PC) si tu cuenta está configurada como IMAP por ejemplo,.. también podría ser la causa del problema.
      Gracias por visitarnos y leernos.

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  13. Ouch, me hablas en chino =S qué es pst e IMAP?

    Cuenta sin restricciones, cómo cuales?

    Perdón por tanta pregunta pero no sé...

    Gracias por tu pronta respuesta a lo anterior..

    Saludos!

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    1. Debes tratar de hacer la importación a una cuenta de correo que no sea la corporativa,... presumo que eso es lo que estas haciendo y que ésta no te está dejando "subir" los contactos en foma masiva.

      Una cuenta sin restricciones .. me refiero a una cuenta común que puedas configurar en tu outlook y que "maneje" los contactos en tu equipo en forma local no un servidor.

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  14. Que tal Mauricio, espero me puedas apoyar, estuve haciendo el proceso tal cual, pero al final donde debo arrastrar cada elemento por ejemplo ¨De - Nombre¨ a Nombre, no me aparece la opcion Nombre como la de Origen. me aparece De: (nombre) De: Direccion, Asunto, Cuerpo De: Tipo, y sucesivo pero nunca aparece Nombre por si solo. que puedo hacer ?

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  15. muy buena información muchas gracias, me ha ido perfecto al pasar mis contactos de android q me daba problemas con todo lo q uso en el trabajo... a mi nuevo lumia con windowsphone, lo unico q les recomiendo a todos es q revisen las columnas q se crean de la libreta de direcciones en android pues muchas veces no se porq razón algunos campos los cerraba con "," y esto me genero dificultad para solucionar el problema... pero fue solo cosa de leer de nuevo releer los comentarios y problema resuelto.

    los contactos han quedado indexados perfecto en mi nuevo movil lumia y en mi PC en el outlook! asi q nada q hacer muchas gracias Mauricio, ahora de verdad q puedo llevar la oficina en mi bolsillo, desde Colombia windowsphone 8.1 y windows escritorio 8.1

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  16. Buenos días:
    A mi lo que me da problemas es que no sé cómo definir el campo "Archivar como:". Yo quiero que aparezca MOMBRE DE LA EMPRESA(Apellidos del contacto, Nombre del contacto) pero hasta el momento no he conseguido dar con ello. No sé qué columna del archivo CSV define esa opción.

    Muchas gracias por adelantado.

    Un saludo

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